ในยุค 4.0 นี้ ใคร ๆ ก็เริ่มพูดถึงการทำงานยุคใหม่ จากการมาถึงของ Digital Transformation ทำให้การทำงานในยุคนี้ไร้พรมแดน และทำให้เกิดนวัตกรรมที่เรียกว่า Digital Workplace ซึ่งกำลังเป็นที่จับตามองของทุกองค์กร

The VIABLE จัดงาน “Digital Workplace, Ideal Office for New Generation” เมื่อวันที่ 4 พฤษภาคม 2561 ที่ผ่านมา พร้อมทั้งเนื้อหาและการแชร์ประสบการณ์จากสปีกเกอร์ขององค์กรชั้นนำไม่ว่าจะเป็น G-Able Microsoft Cisco และ PMAT

โดยสรุปเนื้อหาของเราจะคัดมาให้อ่านกันอย่างจุใจและกระชับชัดเจนให้ทุกท่านอ่านกัน โดยเริ่มจากสปีกเกอร์ท่านแรก ดร. ศิษฏพงศ์ เศรษฐภัทร Head of Big Data and Analytics จากบริษัท G-Able ในหัวข้อ

“Digital Workplace and Agile Organization”

ที่จะมาแชร์ประสบการณ์ในฐานะ Data Scientist ในการบริหารทีมพร้อมทั้งปัจจัยที่ทำให้เกิด Agile Organization ผ่าน Digital Workplace

ดร. ศิษฏพงศ์ เศรษฐภัทร Head of Big Data and Analytics จากบริษัท G-Able

ซึ่งเราต้องย้อนไปถึงยุคเริ่มต้นของการเป็น Digital Workplace อย่างการเกิดขึ้นมาของ WEB ที่ทำให้ผู้คนสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ทำให้การหาข้อมูลต่าง ๆ ได้มากขึ้น พัฒนาเรื่อยมาจนกลายเป็น Digital Workplace ตามรูปข้างล่าง

“คำถามคือ Digital Workplace สร้างขึ้นมาแล้วแล้วทำให้เกิดประโยชน์อะไรบ้าง อย่างแรกต้องทำให้ทีมงานเกิด Collaboration และสอง Visibility ซึ่งคือการที่ทำให้เรารู้ว่าทีมงานของเราเก่งอะไร ทำอะไร และทำให้เกิด Impact อะไรบ้าง” – ดร.ศิษฏพงศ์กล่าว

เทคโนโลยีต่าง ๆ ที่จะเข้ามาช่วยทำให้เกิด Digital Workplace ได้อย่างมีประสิทธิภาพก็จะมี 10 อย่าง ซึ่งแต่ละอย่างก็จะเกี่ยวกับการสร้างเสรีในการเรียนรู้ การสร้าง Collaboration และ การเปิดอิสระในพื้นที่การทำงาน เพราะปัจจุบันเราไม่ได้ทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวอีกต่อไป เรามี Multi-Screen ทั้งมือถือ ทีวี โน้ตบุ๊ค

ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานั้น ทำให้เกิดสิ่ง ๆ หนึ่งที่สำคัญมากนั่นคือ การสร้างข้อมูล ซึ่งเมื่อทุกคนทำงาน ข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นผ่าน Digital Workplace นั้นจะถูกนำมาแบ่งปันกัน เพื่อทำให้สามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรได้

Agile Organization และ Digital Workplace

ในฐานะ Data Scientist กับ Digital Workplace ในการทำงาน ดร.ศิษฏพงศ์ ก็ได้มาแบ่งปันประสบการณ์ในการทำโปรเจคของทีม โดยเริ่มที่ตั้งโปรเจคขึ้นมา แล้วตั้งเป้าหมายของโปรเจคนั้นคือรูปแบบของ Goal First จากนั้นก็สร้างทีมขึ้นมาและให้ทุกคนสร้าง Contribution ให้กับโปรเจคนั้น ๆ ซึ่งแต่ละอย่างที่คนในทีมทำ จะต้องสามารถติดตามผลและวัดผลได้ด้วย ผ่านพื้นที่ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อที่จะสามารถแชร์งานกันได้ และสามารถวัดได้ว่างานใครทำหรือไม่ทำอย่างไร

“ในแต่ละโปรเจคผมจะเน้นให้ทีมงานต้องส่งโค้ดลงไปในพื้นที่ส่วนกลาง ซึ่งสามารถแก้ไข แบ่งปัน แชร์งานกันได้ และสามารถตรวจสอบได้ว่า ในช่วงเวลาใดใครทำอะไรบ้าง ผ่านตัวกราฟ performance ของแต่ละคน ซึ่งนั่นก็คือการใช้ Digital Workplace” – ดร.ศิษฏพงศ์ กล่าวสรุป

ซึ่งสรุปแล้วในฐานะ Data Scientist ของดร.ศิษฏพงศ์ ก็มีการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ที่เอื้อให้เกิด Agile Organization ที่ต้องมาพร้อมกับทีมงานที่พร้อมที่จะก้าวไปพร้อมกันกับองค์กรให้สู่เป้าหมายเดียวกันได้ ซึ่งเครื่องมือต่าง ๆ เหล่านั้นรวมกันเกิดมาเป็น Digital Workplace นั่นเอง

Empower Employee Transformation through Technology Evolution

Session ต่อมาคือ “Empower Employee Transformation through Technology Evolution” โดยคุณชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้อำนวยการสายงานบริหารทรัพยากรบุคคลจากบริษัท ไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย)

คุณชุติมาเน้นย้ำถึงความสำคัญของการสร้าง Productivity ที่เกิดขึ้นในการทำงานในบริษัทในปัจจุบัน เมื่อการมาถึงของ Digital transformation ทำให้สามารถสร้างพื้นที่ให้คนทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมที่เรียกว่า Digital Workplace

“ซึ่งการมาถึงของ Digital Workplace นี้จะทำให้ลักษณะการทำงานในองค์กรจะเปลี่ยนแปลงไป เราไม่ได้มองที่ใครมีสินค้าเยอะ ใครมีวิธีการเยอะ สิ่งที่ต้องการคือสร้างความต่อเนื่องให้กับความเจริญเติบโตขององค์กร จะกลายเป็นเราจะสามารถนำนวัตกรรมต่าง ๆ ออกมาต่อยอดได้อย่างไร จากจุดหนึ่งไปสู่จุดหนึ่งได้อย่างไร” – คุณชุติมากล่าว

การเปลี่ยนแปลงเข้าไปสู่ Digital Workplace จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย ถ้าไม่มีแพลตฟอร์มที่ให้เราเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทั่วถึงและนำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้ไม่มีการทำงานแบบ One Man Show อีกต่อไปในอนาคต เพราะการสร้าง Productivity ผ่าน Digital Workplace จะเน้นการทำงานเป็นทีม เพราะคนเรามีทางความหลากหลายในความสามารถและลักษณะนิสัย เราจะใช้ความหลากหลายนั้นทำให้เกิดการ Collaboration

คุณชุติมา สีบำรุงสาสน์ ผู้อำนวยการสายงานบริหารทรัพยากรบุคคลจากบริษัท ไมโครซอฟท์ (ประเทศไทย)

“ เพราะการเรียนรู้รอไม่ได้ ดังนั้นการเรียนรู้จึงเปลี่ยนไปจากเดิมทเคยเริ่มจากศูนย์ เป็นการเรียนรู้จากความผิดพลาดที่เคยเกิดขึ้น และการปฏิบัติที่เคยทำกันมา”

เพราะฉะนั้นการทำงานมักจะเริ่มจากสิ่งที่ทีมทำไว้ นำมาต่อยอดทำต่อและส่งกลับไปให้ทีมดูว่าสามารถทำงานร่วมกันได้ไหม ซึ่งจะกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรสมัยใหม่ที่เน้นการ Collaboration กันระหว่างผู้คนในทีม เพราะความคาดหวังในตลาดที่สูงขึ้นนั้นทำให้เราช้าไม่ได้

อีกปัจจัยหนึ่งที่การสร้าง Digital Workplace เป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะประเทศไทยกำลังเข้าสู่สังคมคนสูงวัย ทำให้รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป คนมีทางเลือกมากขึ้น ก็เกิดคำถามว่าทำอย่างไรเราจึงจะรักษาคนให้อยู่กับเราไว้ เด็กรุ่นใหม่จบมาโตไม่ทัน เข้ามาอยู่ไม่ทน เราต้องทำอย่างไรที่จะรองรับการเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ การสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานจะทำให้ตอบโจทย์คนเหล่านี้ให้อยู่กับเรานานขึ้นและได้ประสิทธิผลมากขึ้น

Digital Workplace: Empower Employees

การที่เราจะ Empower พนักงานของเราด้วยการใช้ Digital Workplace จะมี 4 ประเด็นสำคัญที่ต้องสนใจ

  1. ทำแล้วต้องก่อให้เกิด Collaboration คนต้องคุยกันมากขึ้น แชร์กันมากขึ้น
  2. ต้องมี Mobility ที่จะต้องสร้างระบบการทำงานให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากที่ไหนก็ได้
  3. ให้พนักงานสามารถเข้าถึง Insight ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง เพื่อผลลัพธ์ที่ดีต่อธุรกิจ
  4. ต้องมีความปลอดภัย เพราะข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญและพลาดไม่ได้

ซึ่ง 4 ข้อนี้เมื่อนำมารวมกันก็จะทำให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า Modern Workplace

Modern Workplace

Modern Workplace คือรูปแบบชีวิตการทำงานสมัยใหม่ ปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิด Modern Workplace มีอยู่ 3 ข้อ ประกอบไปด้วย คน สถานที่ และ เทคโนโลยี และเราต้องสร้าง Modern Culture คือให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูล ทำให้รู้สึกมีสิทธิ์ในการใช้งานข้อมูล สร้าง Innovation ให้เป็นสิ่งที่อยู่ในสายเลือดของพนักงานทุกคนและเป็นวัฒนธรรมองค์กร

สรุปแล้วดิจิทัลแพลทฟอร์มต้องทำให้มันง่าย ไม่ใช่ทำเรื่องง่ายเป็นเรื่องยาก เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว คล้ายกับการใช้งานแอปพลิเคชันบนมือถือ ที่ถ้าใช้งานยากก็ไม่มีใครเอา ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการสร้าง Digital Workplace นั้นก็จะเป็นเรื่องของ Productivity, Collaboration, Innovation, Well-being

การทำ Digital Transformation มันเส้นทางการเดินทางที่ต้องพาคนในองค์กรค่อย ๆ ร่วมเดินทางไปพร้อม ๆ กัน เพราะการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมคนนั้นยาก เราจึงควรเปลี่ยน Workplace ของเราให้รองรับกับคนจะง่ายและดีกว่า

Redefining the where, when, and how of work

หลังจากพักเบรกกันแล้ว เราก็มาต่อกันที่หัวข้อนี้ ของคุณธนดร พร้อมมูล Collaboration Sales Specialist Thailand & Indochina จาก Cisco System

ซึ่งคุณธนดรจะมาพูดถึงเครื่องมือที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีม ในยุคที่ Digital Disruption เกิดขึ้นทุกหนทุกแห่ง

เพราะในอดีตการทำงานแต่ละอย่างนั้นมีขั้นตอนในการดำเนินการมากมาย ไม่ว่าจะเป็นสถานที่ที่ทำงานแตกต่างกัน อุปกรณ์ เครื่องมือ เนื้อหา หรือรูปแบบการทำงานต่างกัน ทำให้เกิดความยุ่งยากและขาดประสิทธิภาพในการทำงาน แม้แต่ในยุค 4.0 แบบนี้ การที่เราทำงานกันคนละแพลตฟอร์มก็ส่งผลให้เกิดความวุ่นวายในการทำงานขึ้นอีกด้วย

“ปัจจุบันอะไรหลาย ๆ อย่างถูก Disrupt หนึ่งในปัจจัยคือเรื่องของอุปกรณ์ ยกตัวอย่างเช่นในปัจจุบันเราสามารถใช้มือถือทำงานได้ เราทำงานที่ไหนก็ได้บนอุปกรณ์นั้นและเทคโนโลยีในปัจจุบันก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว” – คุณธนดรกล่าว

คุณธนดร พร้อมมูล Collaboration Sales Specialist Thailand & Indochina จาก Cisco System

นอกเหนือจากอุปกรณ์ ยังมีปัจจัยของพฤติกรรมของคนยุคนี้ (Gen M) ที่มีการใช้งานโทรศัพท์มือถือมากขึ้น อีกทั้งยังมีเรื่องของ Resource บนอินเทอร์เน็ต ที่ทุกอย่างสามารถหาได้จากทางนั้น และการมาถึงของยุค 4.0 ที่ AI ต่าง ๆ เริ่มเข้ามามีบทบาททั้งในการทำงานและการใช้ชีวิตอีกด้วย

จะเป็นไปได้ไหม ถ้าเราสามารถทำงานได้ทุกอย่างเหมือนอยู่บนหน้าคอมพิวเตอร์ สามารถประชุมได้ผ่านทางมือถือ และถามตอบข้อมูลได้จาก AI Chatbot คำถามนี้สามารถตอบได้ด้วย Digital Workplace

ซึ่งสุดท้ายแล้วคุณธนดรได้สรุปว่า สิ่งที่เราจะได้จากการทำ Digital Workplace คือการที่เราสามารถทำงานร่วมกันข้ามแผนกได้ cross project ได้และสามารถรวมทุกคนจากทุกที่มาเป็นทีมเดียวกัน ผ่านเครื่องมือที่ช่วยรวบรวมการสื่อสารต่าง ๆ ในองค์กรไว้ในที่เดียว และยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรให้มีความเป็น Collaboration สูงขึ้น สามารถทำงานแบบ Multitask ซึ่งนั่นยังเป็นการเพิ่ม เพิ่มประสิทธิภาพของ Workflow process ที่ดีขึ้น

What HR should be prepared in DIGITAL ERA

และสปีกเกอร์ท่านสุดท้าย คุณสุดคนึง ขัมภรัตน์ เลขาธิการสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย

ในหัวข้อ “What HR should be prepared in DIGITAL ERA” ซึ่งจะมาแชร์ประสบการณ์ในฐานะ HR ที่ต้องพร้อมปรับตัวและรับสิ่งใหม่ ๆ ในยุค Digital Transformation และพร้อมรับ Digital Workplace

โดยคุณสุดคนึงได้มาเล่าประสบการณ์ในการทักษะของผู้คนในยุคที่กำลังถูก Digital Disruption ว่า เราต้องเพิ่มเติมสกิลกันในด้านไหนบ้างและยังพูดถึงการเตรียมความพร้อมให้กับคนของเราอย่างไร

คุณสุดคนึง ขัมภรัตน์ เลขาธิการสมาคมการจัดการงานบุคคลแห่งประเทศไทย

“เรื่องของสมองซ้ายและขวา เราอย่าใช้งานอย่างสุดโต่งในด้านใดด้านหนึ่งไปในทุกเรื่อง ต้องปรับเปลี่ยนไปตามยุคสมัยบ้าง ซึ่งยุคปัจจุบันต้องการความสมดุลใช้ซ้ายและขวา” คุณสุดคนึงกล่าว

สกิลที่สำคัญที่อยากเน้นย้ำคือ People Management คุณสุดคนึงกล่าวว่าการบริหารคนนั้นเป็นศาสตร์ที่ไม่ค่อยเห็นคนสอน แต่มีความสำคัญมาก เพราะ Human Resource ของประเทศนี้ต้องมีการเรียนรู้และปรับตัวตลอดเวลา

งานของ HR คือทำเรื่องของคนกับองค์กร สมัยนี้หน้าที่ของ HR เริ่มเปลี่ยนไป เพราะตอนนี้ Digital Workplace ที่เข้ามาเป็น Tools ช่วยในการทำงานมากขึ้น ทำให้ HR มีบทบาทสำคัญในการพัฒนาบุคคล และต้องเข้าใจธุรกิจ เพราะยุคนี้ธุรกิจเปลี่ยนไวมาก เราต้องช่วยองค์กรพัฒนาศักยภาพของคนที่มีอยู่ในดีขึ้น

“คนไม่ใช่สิ่งของ ไม่ใช่เดิมเคยมีพนักงาน 20,000 คน เมื่อธุรกิจลดขนาดลง มีการใช้หุ่นยนต์มากขึ้น ทำให้มีการเลิกจ้างไปเหลือพนักงาน 5,000 คน แบบนี้จะดูโหดร้ายเกินไป ซึ่งในงานบริหารคนเป็นเรื่องที่ละเอียดอ่อน เราต้องช่วยเหลือเขาอย่างเป็นธรรม ต้องให้โอกาสในการ Re-skill”

โดยคุณสุดคนึงได้ฝากทิ้งท้ายไว้ว่า Digital นั้นเป็นเพียงแค่เครื่องมือ แต่ไม่ใช่เส้นทางที่จะก้าวสู่ความสำเร็จได้โดยตรง ดังนั้นเราจึงห้ามลืมที่จะใส่ใจคุณภาพพนักงานของเราให้มีทักษะที่พร้อมรับมือได้ในยุคที่เกิด Digital Transformation

\VIABLE SAY\

จากที่เราได้ฟังสปีกเกอร์แต่ละท่านได้แชร์ประสบการณ์และให้แนวคิดต่าง ๆ เกี่ยวกับการนำ Digital Workplace ไปปรับใช้กันในองค์กรแล้ว ทำให้เราได้รู้จักและเห็นได้ว่า Digital Workplace มาพร้อมกับการเปลี่ยนแปลง เครื่องไม้เครื่องมือต่าง ๆ ที่จะช่วยเพิ่มผลิตภาพให้กับการทำงานของเรานั้นมีมากมายเต็มไปหมด อยู่ที่เราจะใช้งานเครื่องมือ และคนของเราให้สร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ มีมีประโยชน์กับองค์กรกันอย่างไรนั่นเอง